Wir haben alle Geschichten über schwierige AMC-Implementierungen gehört, aber wir sind überzeugt, dass es wirklich nicht so schwer sein muss. Einige Verbände sind sich nicht sicher, was sie brauchen. Andere haben Probleme mit ihren Daten. Wieder andere möchten, dass unabhängige Systeme zusammenarbeiten, als wären sie gemeinsam entwickelt worden. Die meisten Hindernisse für eine reibungslose AMC-Implementierung können vermieden werden, wenn Sie einige Tipps beachten. Hier sind unsere Vorschläge:
1-Entscheiden Sie, wer . die Show leiten wird:
Die Umsetzung läuft am reibungslosesten mit einem zentralen Ansprechpartner auf Ihrer Seite. Dann können Sie bei Bedarf Fachexperten (AMC-Berater) und bei Bedarf einen Eskalationspunkt für Führungskräfte hinzuziehen. Zu viele Personen, die in die tägliche Arbeit involviert sind, können die termingerechte Umsetzung tatsächlich erschweren. Aber Sie möchten niemals, dass jemand das Gefühl hat, keinen Einblick in eine so große Veränderung für Ihren Verband zu haben – Laden Sie weitere Mitglieder des Teams zu den Entdeckungssitzungen ein und testen Sie die Funktionalität vor dem Go-Live, damit sie zuversichtlich und begeistert von der Entscheidung sein können.
Der Projektleiter auf Ihrer Seite des Hauses sollte derjenige sein, der befugt ist, Entscheidungen zu treffen, und kompetent und zuversichtlich in Bezug auf die Prozesse der Organisation ist. Sie sollten jemand sein, der in der Vergangenheit Power-User solcher Systeme war – das gibt ihnen einen Einblick, wie ein gut durchdachtes System für Ihren Verband funktionieren sollte. Natürlich kann die Implementierung ein großes Projekt sein, also stellen Sie sicher, dass sie über die Bandbreite verfügen, um das Projekt effektiv auszuführen, damit das neue System pünktlich in Betrieb genommen wird.
2. Bereiten Sie den Erkennungsprozess vor
Während der Implementierung eines neuen Systems ist es für Ihr Team der perfekte Zeitpunkt, um zu prüfen, welche Prozesse Ihnen noch dienen – oder ob Sie die Dinge aufgrund von Einschränkungen des Altsystems nur auf eine bestimmte Weise tun.
So oder so – Dokumentieren Sie die Prozesse, die Ihnen dienen, vor der Implementierung, damit der Anbieter über zusätzliche Ressourcen verfügt, um die Anforderungen Ihres Unternehmens besser zu verstehen. Wenn Ihr neues System Funktionen enthält, die für Ihr Unternehmen neu sein werden, überlegen Sie, wie Sie es verwenden möchten. Müssen Sie neue Prozesse etablieren? Wenn Ihr Verband neben der AMC-Implementierung neue Programme implementiert, denken Sie darüber nach, wie sie sich auf der neuen Plattform manifestieren sollten.
3. Wenden Sie sich an Ihre Integrationspartner
Wenn Sie wie viele Verbände sind, gibt es andere Plattformen, die in Ihren AMC integriert werden müssen. Sobald Sie Ihren neuen AMC-Berater ausgewählt haben, wenden Sie sich an Ihre anderen Plattformvertreter und benachrichtigen Sie ihn mit diesen Neuigkeiten. Je nach Partner ist möglicherweise eine Vorankündigung für die Integration in das neue System erforderlich.
Einige Integrationen lassen sich einfacher aufbauen als andere – aber warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um Anbieter über einen bevorstehenden Integrationsbedarf zu informieren, da dies Ihr Go-Live-Datum verzögern könnte.
4-Bereiten Sie Anpassungsarbeiten vor
Während des Verkaufsprozesses sollte Ihr neuer Anbieter alle erforderlichen Anpassungsarbeiten für das Projekt ausgearbeitet haben. Hoffentlich haben Sie ein System ausgewählt, das wenig bis gar keine benutzerdefinierten Änderungen erfordert, aber wenn ja, seien Sie auf mögliche Welleneffekte während des gesamten Projekts vorbereitet.
Häufig wird im Implementierungsprozess die Notwendigkeit weiterer Anpassungen entdeckt, was zu unerwarteten und nicht genehmigten Budgetausgaben führt.
Seien Sie vorsichtig, wenn jede Anfrage, die Sie stellen, angepasst werden muss. Sie möchten ein System, das mit nur wenigen Modifikationen funktioniert. Sie werden das System nach der Implementierung häufig aktualisieren, und Anpassungen können das System während der Updates beschädigen. Fragen Sie, wie sich Ihre Anfragen auf Updates auswirken, und sehen Sie sich die Antworten des Anbieters bei bestehenden Kunden an. Sie möchten nicht, dass ein Systemupdate Ihre Verlängerungszahlungen während der Stoßzeiten des Jahres zum Absturz bringt.
5-Bereinigen Sie Ihre Daten vor der Implementierung
Sie können Datentools verwenden, um Ihre Aufzeichnungen zu standardisieren. Sie können Berater einstellen, die nichts anderes tun, als Daten für Organisationen wie Ihre zu bereinigen. Abhängig von der Größe Ihrer Datenbank und der Anzahl der regelmäßig zu sammelnden Datenpunkte kann ein externer Berater hilfreich sein. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um zu entscheiden, welche Daten bleiben müssen und auf welche Sie verzichten können. Oft ist es hilfreich, darüber nachzudenken, was man in einer idealen Welt mit Daten machen möchte
Möchten Sie die Mitglieder nach Alter sortieren? Sie möchten wissen, wie lange jemand schon Mitglied ist oder wer am längsten Mitglied ist? Möglicherweise möchten Sie Daten sammeln, die dabei helfen, den Lebenszeitwert von Mitgliedern zu bestimmen, oder Ihnen helfen können, Mitglieder von Studenten zu Auszubildenden zu Vollmitgliedern zu Mitgliedern im Ruhestand zu wechseln. Arbeiten Sie ausgehend von Ihren Berichten rückwärts und stellen Sie sicher, dass Sie die Daten erfassen, die Sie wirklich benötigen, und lassen Sie den Rest los.
6-Trainiere, trainiere, trainiere
Ihre Mitarbeiter werden letztendlich den neuen AMC machen oder kaputt machen. Wenn sie es einfach zu bedienen und nützlich finden, haben Sie bessere Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung. Ihnen beizubringen, wie man das System benutzt, ist Ihr erster Schritt. Stellen Sie jedoch sicher, dass das Training für das, was sie täglich tun, relevant ist. Wenn sie nicht sehen können, wie das neue System ihren einzelnen Bereichen helfen wird, werden sie die Änderung wahrscheinlich weniger unterstützen. Bieten Sie Schulungen an, wenn Sie spezifische Schulungen für Programme oder Arbeitsgruppen anbieten können. Verlassen Sie sich nicht auf theoretisches Training, das nicht in alltäglichen Prozessen verwurzelt ist. Bringen Sie ihnen bei, wie neue Prozesse das Leben einfacher machen.
Die Einführung eines neuen AMC ist ein komplexes Unterfangen, aber es ist möglich, die Reibung mit Ihren Mitarbeitern zu verringern, wenn Ihr Implementierungsteam seine Arbeit gut macht. Wenn Ihre Mitarbeiter von Ihrem aktuellen System frustriert sind und kein Vertrauen in die bereitgestellten Informationen haben, haben Sie einen großartigen Jubelbereich, wenn Sie sich für das neue System entscheiden. Verstehen Sie, was Ihr Verband braucht, stellen Sie Fragen und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie ihre Arbeit einfacher erledigen können. Sie werden der Held sein, wenn das neue System das Leben in Ihrem Verein erleichtert.
Konzept Lead ist ein Experte darin, Verbänden dabei zu helfen, ihr wahres Potenzial auszuschöpfen, indem sie Bewusstsein, Loyalität und Zufriedenheit unter aktuellen und potenziellen Mitgliedern sowie Interessenvertretern strategisch aufbauen.
Wir nutzen die Kraft der Gemeinschaft, stärken die Marke des Vereins durch unvergessliche Erlebnisse – fördern Veränderungen, inspirieren Mitglieder, bilden aus und verbessern die Geschäftsleistung des Vereins.
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